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办公室办文制度

作者: 来源: 发表于:2018年03月29日 文章点击数:2671 【打印】

第一条 收文办理

1.公司对内公开文件由各部门负责起草、交由办公室审核,总经理签批,董事长签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,办公室负责审核,审核无误后,送回起草部门校对,校对无误方可交由总经理签批,办公室盖章,董事长签发。

2.凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。

3.机密文件由办公室负责人保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表或目录提交给相关部门负责人或公司领导。

4.各部门因工作需要借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需办公室负责人审批,总经理批准后方可借阅。

5.办公室人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期归还。

6.按时间、内容、部门、名称等内容分门别类对文件进行整理,附件、批件、定稿等资料应收集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。

7.根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报总经理签字批准,按照文件管理制度进行处理。

第二条 文件管理流程

1.内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2.外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→归还(或复印)→文件存档→文件销毁

3.借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

第三条 公文管理

1.公文管理范围包括:一般性文书(通知、公告、请示、报告、函件、提案意见、会议纪要、总结汇编)、办公室发文文书、宣传资料、各类应存档的图表、合同、其他有关公司的重大事项文书资料。

2.除通知等一般性公文外,其他文书没有固定的格式,文本内容可根据文书具体内容进行调整。

3.根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。

第四条 注意事项

1.外来文书统一由办公室接收,应把公司文书和领导私人文书区分开来。公司领导的文书由办公室直接开启送达,各部门的文书直接分发给各部门,私人信件直接分送本人。必须优先处理特急、加急类文书,不得拖延。

2.送公司领导传阅、批示的公文,收文由办公室负责人提出拟办意见。

3.文件传阅应建立传阅登记表,对在外传阅的文件要及时回收,回收文件时要在传阅登记表上予以注销,文件传阅完毕要及时存档或销毁。

4.公司领导批示意见,及时送达有关部门。

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