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档案管理制度

作者: 来源: 发表于:2018年03月29日 文章点击数:2644 【打印】

第一章  档案收集归档制度

 

第一条  收集归档范围

公司在各项工作中形成的具有保存价值的,上级或下级送来的与公司关系很密切的文件材料(包括公文、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、照片、影音资料等,下同)都属收集归档范围,应按规定的类别范围、时间和要求交办公室归档。

(一)公司文件

1.公司董事会、总经理办公会等重大会议的会议记录、会议纪要。2.各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

3.向上级请示,与其他单位的来往文书,对下级的指示、批复、通知。

4.各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

5.各级领导的报告、讲话、发言稿或记录。

6.反映公司重要活动的照片、影音资料等。

7.公司员工资料。

8.重要文件的草拟稿、修改稿、讨论稿等。

(二)同级文件材料

1.学校有关部门与公司联合召开会议,共同进行工作,协调处理相关问题共同署名的文件材料。

2.校外单位与公司签订的合同、合约、协议。

3.有关单位与公司涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

4.上级有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。

第二条  归档份数

文书档案一式两份,其中正文和签发稿各一份作存档用,一份作文件汇编用。

第三条  归档时间和方法

(一)凡经公司领导会签的文件原件交办公室归档。

(二)凡各部门发出的文件,由各部门收集,交办公室归档。

(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束,一个问题已解决等),由各部门将进行该项工作形成的全部文件材料,系统整理后送交办公室进行归档。

(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料,在该项活动结束时交由办公室归档。

(五)每年年终进行一次全面、彻底的归档,各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交办公室归档。  

第四条  归档要求

(一)应归档的文件、材料应由各部门收集齐全。

(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文应一起归档。

(三)归档文件材料注意:检查应盖公章是否盖了,应签字的是否全签了,文件没有标题应加上标题,内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期,该有备忘说明的应有备忘说明等。

(四)归档的文件材料一般应是原稿原件,不得用复制件,个别特殊情况,可用复印件,但需作详尽说明。

(五)归档的照片、影音资料要一一写上文字说明。

(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理,把同一具体问题的文件材料集中在一起,按文件时间先后或事理逻辑顺序形成排列好。

 

第二章  档案鉴定制度

 

第五条 档案鉴定工作,是甄别和判定档案的价值,并据以确定档案“存毁”的工作。

第六条 档案鉴定工作,是一项科学性很强的工作,必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。

第七条 档案鉴定工作,必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。

第八条 档案鉴定工作,必须有组织、有领导地进行,一般应有公司领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。

第九条 凡是经过认真的鉴定,判定为保存或销毁的档案,必须按照规定的程序,办好鉴定手续。

第十条 档案鉴定工作,是一项决定档案命运的工作,档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作,严格遵守档案鉴定工作制度。

 

第三章  档案借阅管理制度

 

为了加强公司档案管理,搞好各门类档案的提供利用工作,特制定以下制度:

第十一条 公司各部门借阅档案,必须按照公司制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

第十二条 外单位来人查阅本单位档案,需持单位介绍信并报分管领导同意,经办公室主任签字批准,方可查阅,不得抄录或借出。

第十三条 机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

第十四条 查阅各门类档案应在公司办公室内进行,不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的,需经各部门负责人批准,但借出时间不得超过一周,不得转借他人。需继续使用者要办续借手续,确保档案的完整与安全。

第十五条 珍贵的实物档案、重要的照片、底片等档案一律不借出。

第十六条 凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

 

第四章  档案保密管理制度

第十七条 档案是公司的宝贵财富,公司各门类档案本身具有机要性质,因此,相关工作人员必须遵守保密制度,履行保密手续,严格遵守保密十条原则,确保档案的安全。

第十八条 凡是利用档案,必须经办公室提供,任何人不得直接动用。

第十九条 借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续,限期使用,按期返还,返还档案要认真检查核对,发现问题及时追查。

第二十条 外单位查阅档案,需持介绍信经公司分管领导同意,经办公室主任签字方可批准。复制档案和外供图纸和技术文件,统一由公司办公室严格按照审批手续提供,任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者,必须追查责任,对于严重损害公司利益者,要依规追查相关责任。

第二十一条 发现有关泄密事件,应立即报告,及时追查。

第二十二条 不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

第二十三条 不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友,出入公共场所。

第二十四条 单位领导和各部门要定期检查保密工作,总结经验,堵塞漏洞严防失密、泄密发生。

 

第五章  档案复制制度

 

第二十五条 公司各部门因工作需要复制一般文件材料时要经办公室主任审批;

第二十六条 外单位一般不予复制,确因工作需要应持单位介绍信,经公司分管领导和办公室主任签字同意方可复制。

第二十七条 复制后要及时进行登记。

 

第六章  档案销毁制度

 

第二十八条 档案的销毁,是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

第二十九条 档案销毁,必须按照国家规定档案销毁的标准,严格进行鉴定。

第三十条 经过鉴定确需销毁的档案,必须写出销毁档案内容分析报告,列出档案销毁清册。

第三十一条 档案销毁,必须严格执行审批制度,履行批准手续。

第三十二条 经确认已失去保存价值和保存期限到期的档案,应登记造册,经资产公司主管领导批准后销毁。且要有两人鉴销;销毁完毕,鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。

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